Cómo llevar a cabo un Design Sprint híbrido con equipos distribuidos (caso real + aprendizajes)



Un Design Sprint híbrido se puede acomodar a aquellos que quieren estar en la oficina y a aquellos que no, así como también a sesiones que se busquen realizar en la oficina como no. Solo requiere de un poco más de planificación para garantizar que las cosas funcionen sin problemas y optimizar muy bien los tiempos.


Te compartimos aquí un caso de adaptación de Design Sprint al nuevo contexto 2021.


Tuvimos la oportunidad de participar en un Design Sprint que se llevó a cabo con un equipo presencial pero que dadas las agendas y las situaciones de logística algunas personas del equipo tuvieron que participar de forma remota y en algunas sesiones asincrónicas.


Esto nos dió el aprendizaje de armar una agenda flexible y ajustada a las necesidades del equipo, algo que antes parecía inviable.


Seguimos manteniendo los principios del Design Sprint, abordamos el mismo juntos y separados pero flexibilizamos la agenda.


Les compartimos aquí la misma y adaptaciones realizadas.


4 jornadas de workshop presenciales

2 jornadas de trabajo asincrónico

2 facilitador@s





La agenda tuvo esta particularidad que agregamos un día en el medio de cada sesión para preparar/ajustar el material que necesitábamos para avanzar con la sesión siguiente.


4 jornadas de workshop presencial


PREWORK

El proyecto ya contaba con la información de research (investigación de usuarios y objetivos de negocio) que necesitábamos. 🎯 clave para cualquier Design Sprint que realicemos.

Entonces estábamos listos para avanzar con un workshop de encuadre del problema.

Realizamos un workshop presencial de 4 horas donde definimos:

  • Personaje, según información de usuarios

  • Desafío que nos iba a permitir trabajar en el sprint

  • Objetivo de largo plazo

  • Lightning talks

  • Equipo de sprint (sprinters, decisor)

Con todo definido, preparamos todo el material y diagramamos la agenda que nos iba a permitir trabajar en el sprint.

Decidimos hacerlo presencial con agenda de sprint remoto y algunas actividades asincrónicas para poder adaptarnos más a las necesidades de las personas que iban a participar del sprint y no perder el foco ni la continuidad, 🎯 la base de todo Design Sprint.


Diagramamos para el Sprint una agenda de 3 sesiones de workshop presenciales y 2 remotas asincrónicas.


Sesiones de workshop presenciales


Sesión 1: Comprender el problema

El equipo se enfocó de forma presencial en comprender el problema y definir oportunidades. Se realizaron entrevistas a los expertos (que en este caso eran las mismas personas que formaban parte del sprint).

La sesión duró 3 horas durante la mañana.


El equipo se llevó la tarea de pensar en las lightning demos, es decir en inspirarse con ideas que resuelvan similar problemática definida en el mapa ya sea con misma industria u otras industrias.


Sesión 2: Idear soluciones

Comenzamos el día con un resumen de lo que había pasado en la sesión 1, refrescando al equipo área en el mapa donde nos íbamos a enfocar, las oportunidades como preguntas disparadoras para comenzar con la ideación y las preguntas de sprint.


El equipo trabajó en la fase de ideación, pasando por los 4 ejercicios: notas, ideas, crazy 8's y concepto. 🎯una linda secuencia de ejercicios que funcionan muy bien para idear

Una vez votado el concepto, se dispuso a trabajar en lo que llamamos flujo de prueba, es decir en pocos (6) pasos definían cómo sería ese concepto para luego quedarse con un flujo final.




Sesión 3: Storyboard (paso a paso de la solución)

Este día el equipo trasladó el flujo de prueba a 8 pasos concretos.

Durante la sesión y con la ayuda de la diseñadora el equipo acordó cómo sería la arquitectura de cada pantalla, qué elementos contendría para plasmar la solución.


🎯Esta es una parte de convergencia clave en el sprint, es donde se genera el paso a paso, en este caso pantalla por pantalla que tendrá el prototipo


Sesiones remotas (asincrónicas)


Sesión asincrónica 4: Prototipado

Esta sesión quedó del lado del diseñador, fue quien se llevó todo el material y armó un prototipo digital para poder revisarlo con el equipo.

El día previo a la prueba hicimos un checkpoint con el equipo para estar todos en línea con el prototipo.


🎯 El diseñador solo trasladó lo que el equipo había acordado hacer, en el checkpoint es solo revisarlo juntos, en esta parte a veces se puede utilizar la técnica Design Critique que permite al equipo dejar feedback de forma ordenada y respetada para llegar lo antes posible a los ajustes a realizar.


Los facilitadores acordaron con el equipo los criterios de éxito que debía tener el prototipo al ser probado y se llevaron la tarea de armar la guía para entrevistar a los usuarios en el último día.


Pruebas con usuarios

Se realizaron de forma remota para dar más flexibilidad a la agenda de los participantes.

Se grabaron las sesiones. Luego los facilitadores realizaron un documento post sprint que se presentó al equipo.


Post Sprint

El equipo se reunió para revisar lo aprendido en las pruebas y definir los próximos pasos.

Se realizó una reunión de cierre y aprendizajes donde el equipo se llevó una de las cosas más valiosas de un Design Sprint, los aprendizajes.


Luego el equipo acordó los próximos pasos en el proyecto.



Aprendizajes de la versión híbrida


🎯 Con ejercicios asincrónicos se reduce mucho el tiempo logrando mayor asistencia al sprint.

Mantiene al equipo pensando de forma separada para luego hacerlo juntos logrando así que cada quien esté enfocado en su tarea y preparado para la sesión siguiente.


🎯 El prototipo, si hay alguien encargado de hacerlo, puede llevárselo de tarea para hacer de forma asincrónica solo hay que coordinar muy bien el momento donde lo revisa todo el equipo y acordar los criterios de éxito a validar para poder comenzar con la guía de preguntas.


🎯 A la hora de hacer las pruebas, el hacerlas remotas permitió tener una agenda más flexible con los usuarios ya que al estar desde su lugar de trabajo no les generaba tanto inconveniente.

Algunas personas del equipo se sumaron como observadores en las citas establecidas, mientras que otros revisaron los videos por separado pero fueron completando la matriz de aprendizajes por usuario.


🎯 Dejar un día en el medio entre cada sesión, llevando las 6 sesiones a dos semanas, dió el lugar para hacer las actividades asincrónicas de forma más distendida. E incluso hacer los ajustes necesarios entre una sesión y otra.


🎯 Dedicar una sesión de 4 horas a la creación del storyboard permitió acordar en equipo lo que iba a contener cada pantalla de forma más detallada.


🎯 Contar con dos facilitadores, tanto para las sesiones remotas como las presenciales y el resumen de aprendizajes de sesión a sesión, fue clave.



🙌🏻 En The Sprint Team tenemos amplia experiencia realizando Design Sprints para diferentes tipos de industrias, no dudes en contactarnos por cualquier consulta que tengas.



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